Phần lớn hướng dẫn viết thư gửi tạp chí khi nộp bài đều ngầm hứa một điều không đúng: rằng viết thư khéo thì bài dễ được nhận hơn.
Lá thư này có một việc hẹp để làm. Làm tốt thì bài được định tuyến đúng người, đúng chuyên mục, không bị hỏi lại giấy tờ. Còn nếu bản thảo có lỗ ở phần Methods, hoặc kết luận đi quá số liệu, thì không câu chữ nào trong thư chạm tới được chỗ đó.
Chỉnh kỳ vọng như vậy rồi thì viết thư nhanh hơn nhiều, vì bạn thôi cố làm nó thành một bài chào hàng.
Thư gửi tạp chí khi nộp bài làm được gì và không làm được gì
Nó làm được ba việc. Nói cho ban biên tập biết bài thuộc loại nào và thuộc chuyên mục nào. Nói bài bổ sung gì mà y văn chưa có, gọn trong một câu. Gom đủ các khai báo bắt buộc để bộ phận tiếp nhận không phải hỏi lại.
Nó không làm được bốn việc. Không làm cho một bài lệch phạm vi thành hợp phạm vi. Không bù cho phần Methods viết mơ hồ. Không làm kết luận yếu thành mạnh. Và không thay được abstract, vì phần lớn tạp chí đọc cả hai cùng lúc trong hồ sơ nộp chứ không đọc thư trước rồi mới tới abstract.
Bạn cũng đừng tin con số kiểu ban biên tập quyết trong ba mươi giây. Thời gian họ dành cho một hồ sơ thay đổi theo tạp chí và theo mùa, và không ai công bố số đó. Điều chắc chắn hơn là họ đọc để tìm lý do loại nhanh, nên đừng bắt họ tìm lâu mới thấy điểm mới của bạn.
Năm thứ ban biên tập cần thấy
Mỗi thứ một câu là đủ.
- Hợp phạm vi. Vì sao chủ đề và bạn đọc của tạp chí phù hợp với bài này.
- Điểm mới trong một câu. Bài bổ sung gì mà y văn chưa có. Một câu, không phải một đoạn.
- Tín hiệu phương pháp. Thiết kế, cỡ mẫu, chuẩn báo cáo bạn theo.
- Xung đột lợi ích và tài trợ. Nói ngắn, kể cả khi không có gì để công bố.
- Tình trạng nộp. Bài chưa đăng, chưa nộp nơi khác, tất cả tác giả đã đồng ý.
Nếu bài của bạn có tình tiết cần nói trước, chẳng hạn đã đăng bản tiền ấn phẩm hoặc từng nộp tạp chí khác trong cùng nhà xuất bản, khai luôn ở đây. Ban biên tập ghét phát hiện muộn hơn là ghét chuyện đó.
Bố cục một trang, năm đoạn
Đoạn 1, chào đích danh biên tập viên, nêu tên bài và loại bài.
Đoạn 2, hai tới ba câu tóm tắt bài làm gì và tìm ra gì, viết cho người không cùng chuyên ngành hẹp vẫn hiểu.
Đoạn 3, điểm mới và lý do hợp tạp chí.
Đoạn 4, các khai báo bắt buộc: đạo đức, xung đột lợi ích, tài trợ, tình trạng nộp.
Đoạn 5, một câu cảm ơn và thông tin liên hệ của tác giả chịu trách nhiệm.
Giữ trong một trang. Lá thư dài không được đọc kỹ hơn.
Dùng chính lá thư để tự kiểm bài có hợp tạp chí không
Đây là công dụng mình thấy giá trị nhất, và nó xảy ra trước khi bạn nộp.
Viết đoạn 3 trước tiên, khi chưa động tới phần còn lại. Nếu bạn không viết nổi một câu thuyết phục về chuyện bài này hợp với tạp chí đó, khả năng cao là nó không hợp thật. Đừng cố diễn đạt cho khéo hơn, hãy đổi tạp chí.
Hai lý do bị trả bài phổ biến nhất ở vòng biên tập là ngoài phạm vi và ý đã có người làm. Cả hai đều là câu hỏi bạn phải tự trả lời được trong đoạn 3, trước khi nộp, chứ không phải nhận câu trả lời từ ban biên tập vài tuần sau.
Cách kiểm nhanh: đọc năm bài tạp chí đó đăng gần nhất trong đúng loại bài bạn định nộp. Nếu bài bạn không giống một trong năm bài đó về kiểu câu hỏi và kiểu bằng cớ, viết lại đoạn 3 cũng không cứu được.
Ba câu nên bỏ khỏi thư
Một, khen tạp chí. Câu kiểu "we have long admired your prestigious journal" không thêm điểm nào.
Hai, khẳng định bài chắc chắn được bạn đọc quan tâm. Đó là việc của ban biên tập đánh giá.
Ba, xin lỗi trước về hạn chế của bài. Hạn chế nằm ở mục Limitations trong bản thảo.
Đọc thêm
Nếu bài bị trả ở vòng biên tập, chỗ cần sửa gần như luôn nằm trong bản thảo chứ không nằm ở lá thư. Mình viết về ba thứ hay làm bài rớt trong bài viết paper tiếng Anh bác sĩ. Còn khi bài đã qua được vòng này và có phản biện, cách soạn thư phản hồi nằm ở bài viết rebuttal letter với AI.
Khoá Ứng dụng AI trong Nghiên cứu Khoa học của mình đi hết chặng từ câu hỏi nghiên cứu tới lúc nộp trong 7 bài, bài đầu mở miễn phí.